Un profil regroupe un ensemble de droits que vous appliquez ensuite à un ou plusieurs collaborateurs : plutôt que de configurer les accès un par un pour chaque personne, vous définissez une seule fois « ce que peut faire un commercial » ou « ce que peut faire un administrateur », puis vous assignez ce profil à qui en a besoin. Cela simplifie la gestion des accès et sécurise votre organisation en évitant que tout le monde ait accès à tout.
🔑 Licence nécessaire : EKEENOX, TEAM
👤 Droit nécessaire : Aucun
➕ Modules complémentaire nécessaire : Aucun
Gérer les profils utilisateurs et leurs droits
Etape 1 : créer et paramétrer un profil
Rendez-vous dans la configuration du compte, section Profils & droits.
Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau profil.
Donnez un nom unique à ce profil.
Cochez les droits que vous souhaitez accorder aux personnes qui auront ce profil (accès au catalogue promoteur, gestion des mandats, gestion des options et réservations, simulateurs, export de contacts, etc.). Notez que certains droits en activent ou désactivent automatiquement d'autres : par exemple, retirer l'accès au catalogue promoteur retire aussi automatiquement l'accès au suivi de commercialisation et au registre des mandats, qui en dépendent.
Si besoin, paramétrez les règles de commission propres à ce profil (méthode de retenue, catégories d'honoraires).
Enregistrez : le profil est disponible pour être assigné à des collaborateurs.
Quelques profils existent par défaut dès la création de votre organisation (par exemple Propriétaire et Administrateur) : ils ne peuvent pas être supprimés ni renommés, et le profil Propriétaire ne peut pas non plus être modifié. Les autres profils, y compris ceux que vous créez, restent librement modifiables ou supprimables.
⚠️ Ne créez pas autant de profils que vous avez d'utilisateurs ! La gestion des droits risque de devenir trop complexe si vous avez trop de profils différents.
Etape 2 : assigner, modifier ou retirer un profil à un collaborateur
Ouvrez la fiche du collaborateur concerné (depuis la gestion des utilisateurs de votre compte).
Repérez le champ Profil sur sa fiche.
Sélectionnez le profil à lui attribuer : ses droits s'appliquent alors immédiatement à cette personne.
Pour changer les droits d'un collaborateur, vous pouvez soit lui assigner un autre profil, soit modifier directement le profil qu'il utilise (attention : cela modifiera les droits de tous les collaborateurs partageant ce même profil).
Pour supprimer un profil devenu inutile, retournez dans Profils & droits : si des collaborateurs y sont encore rattachés, vous devrez d'abord leur assigner un autre profil avant de pouvoir le supprimer.
Mots-clés : profils utilisateurs, droits, permissions, rôles, gestion des accès, collaborateurs, administration du compte, création de profil, assignation de droits