Introduction
Lorsqu'un collaborateur commercial souhaite faire une demande dans le cadre d'une demande de dénonciation d'un prospect ou/et dans le cadre d'une pose d'option, la demande est habituellement transmise à un service back-office qui valide la demande avant qu'elle ne devienne réellement effective. Cette étape de validation garantit un contrôle centralisé, mais elle ajoute un délai de traitement.
🔑 Licence nécessaire : Aucune
👤 Droit nécessaire : Droit d'accès spécifique au traitement direct (à activer par profil)
➕ Modules complémentaire nécessaire : Aucun
Le traitement direct permet de supprimer cette étape intermédiaire pour certains utilisateurs : ceux-ci peuvent valider eux-mêmes leur propre demande, au moment où ils la créent, sans attendre l'intervention d'un utilisateur tiers du back-office. C'est une fonctionnalité utile pour les organisations qui souhaitent donner plus d'autonomie à certains collaborateurs, ou qui ne disposent pas d'un service de validation centralisé.
Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut : elle dépend d'un droit d'accès spécifique, attribué à un profil d'utilisateurs (et non par utilisateur) par une personne disposant des droits de gestion des profils (généralement un administrateur du compte).
Activer et utiliser le traitement direct d'une option ou d'une réservation
Étape 1 : Activer le droit de traitement direct pour un utilisateur
Cette première étape se fait depuis la gestion des profils, et nécessite d'avoir un accès administrateur.
Rendez-vous sur l'onglet Profils et droits (Configuration du compte > Profils et droits).
Cliquez sur le type de profil d'utilisateurs concerné.
Repérez la section listant les droits liés aux demandes de dénonciations et de poses d'options.
Cochez la case "et le traitement direct depuis le formulaire de demande", selon les types de demandes que vous souhaitez autoriser en traitement direct.
Enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton Valider en bas à droite de l'écran.
Une fois ce droit activé, les utilisateurs détenant le type de profil modifié pourront alors choisir de traiter directement leurs propres demandes, comme expliqué ci-dessous.
À noter : ces deux droits sont indépendants. Un utilisateur peut être autorisé pour les dénonciations, pour les options, pour les deux, ou pour aucune des deux.
Étape 2 : Utiliser le formulaire de traitement direct au moment de faire une demande
Une fois le droit activé, l'utilisateur concerné peut l'utiliser directement depuis le formulaire de création de sa demande.
Créez une nouvelle demande de dénonciation ou de pose d'option, comme d'habitude.
Complétez les informations demandées : Sélection du contact + Dispositif concerné par la demande.
Au moment de valider, une option supplémentaire vous est désormais proposée pour traiter la demande directement, plutôt que de l'envoyer pour validation.
Confirmez ce choix : la demande est immédiatement enregistrée comme traitée, sans passer par une étape de validation externe.
L'utilisateur peut donc à présent traiter lui-même sa demande. Dans le cadre d'une dénonciation de prospect, l'utilisateur peut sélectionner si sa dénonciation a été acceptée ou refusée par le promoteur. Dans le cadre d'une pose d'option, l'utilisateur peut sélectionner si sa demande d'option a été acceptée ou refusée par le promoteur, et en cas d'acceptation, pour quelle durée l'option a été octroyée.
Dans les listes de suivi des demandes, une demande traitée de cette façon est identifiable grâce à une étiquette "Traitement direct".
À noter : la notification par e-mail associée à ce type de demande ("demande à traiter") est alors envoyée directement à l'utilisateur qui a créé la demande, et non au service habituellement chargé de la validation, puisqu'aucune validation externe n'est nécessaire dans ce cas.
⚠️ Point de vigilance :
Sur les environnements Otaree (Ekeenox non concerné), le fait d'enregistrer dans le logiciel qu'une demande de dénonciation de prospect, ou qu'une demande de pose d'option sur un lot ait été acceptée, n'exclut pas de réaliser l'action directement sur l'extranet du promoteur concerné par votre demande.
Mots-clés
traitement direct, option, réservation, déclaration, validation, back-office, droit utilisateur, profil, permission, demande à traiter, auto-validation, autonomie commerciale